To-Do List Formula

Pa afate, lëshohemi drejt pasivitetit

Lista e aktiviteteve (To do list) është mbase ndër më të thjeshtat mjete të organizimit të punës dhe nëse përdoret mirë mund të jetë shumë efektive. Fatkeqësisht, për shkak të thjeshtësisë së saj, shpesh përdoret pa vëmendje dhe krijon më shumë probleme sesa zgjidh. Le të shohim cilat janë gabimet më të zakonshme që transformojnë një listë aktivitetesh, nga një mjet në një pengesë.

Problemi i parë është se shpesh lista nuk përmban afate. Ne mjaftohemi me krijimin e një liste që nuk shërben shumë. Afatet janë elementi kryesor për menaxhimin e përparësive në mënyrë korrekte dhe për të mos shtyrë aktivitetet. Le ta pranojmë, shumica prej nesh priremi ta shtyjnë atë që nuk e duam, mungesa e një afati e zhduk shtysën për veprim.

Aspekti i dytë që mund të dëmtojë listën e aktiviteteve është është gjatësia e saj. Efektet negative janë dy. Së pari, listat e pafundme hutojnë në vend që të na ndihmojnë të përqendrohemi. Sidomos nëse nuk jeni i mirë në hierarkizim, rrezikoni të mos vini re gjërat e rëndësishme, të “humbura” në mes të kaq shumë aktivitetesh.

Plus, ato janë demotivuese. Shumë gjëra për t’u bërë nënkuptojnë një plan joreal, i cili çon në dekurajim. Duke dështuar në përmbushjen e detyrave nga dita në ditë, fillojmë ta pranojmë këtë paaftësi dhe përkeqësojmë tendencën tonë për të zvarritur.

Dy pengesa për t’u shmangur: përzierjen e gjërave dhe krijimin e variacioneve

Përzierja e aktiviteteve gjithashtu dëmton efektivitetin. Nuk mund të vendosim në të njëjtën listë veprime që kërkojnë 3 minuta për të përfunduar dhe projekte që kanë nevojë për javë pune. Në të njëjtën mënyrë, aktivitetet që i përkasin projekteve të ndryshme, të cilat nuk kanë asnjë lidhje me njëra-tjetrën dhe shkaktojnë kërcime kontekstuale për tu realizuar në seri, nuk duhet të përfundojnë në të njëjtën listë.

Pastaj ekziston rreziku i asaj që psikologu Barry Schwartz e ka quajtur “paradoksi i zgjedhjes”. Sa më shumë mundësi të kemi, aq më të vështirë e kemi të vendosim midis tyre dhe si rezultat, aq më shumë ankth ndiejmë.

Një pasojë e tjetër e të pasurit shumë ndryshueshmëri në listat e gjërave është që ju duhet më shumë kohë për të bërë gjërat. Kur jeni të paralizuar nga pavendosmëria, humbisni kohë të çmuar.

Kjo dëmton produktivitetin tuaj. Kjo quhet lodhje prej vendimit. Është një gjendje në të cilën keni më pak aftësi të merrni vendime të mira sepse jeni të rraskapitur mendërisht nga marrja e vendimeve gjatë ditës. Me fjalë të tjera, burimet tuaja njohëse janë shteruar.

Është e rëndësishme të kuptohet ky fenomen sepse ka një efekt katastrofik në aftësinë tonë për të vendosur se si ta ndajmë kohën tonë midis opsioneve konkurruese. Ne bëhemi më pak racionalë, më pak të përqendruar dhe më pak të aftë për të kontrolluar impulset tona.

Si rezultat, ka më shumë të ngjarë të zgjedhim veprimtari që ofrojnë kënaqësi të menjëhershme sesa ato që ka më shumë mundësi për ne, por që kërkojnë më shumë përpjekje.

Pse duhet ta bëj? Funksioni i qëllimit

Një rrezik tjetër i madh i listës së aktiviteteve është mungesa e përcaktimit të qëllimit. Aktivitetet pa një qëllim specifik janë të vështira psikologjikisht.

Mungesa e përkufizimit krijon të njëjtin lloj problemi. Nuk mund të keni një detyrë “krijoni një faqe në internet”. Pas kësaj fjali fshihen dhjetëra gjëra që duhet të bëni për të përfunduar detyrën. Është një projekt i maskuar si një aktivitet. Vëmendje gjithashtu tek konteksti i veprimtarive individuale.

Nëse nuk ekziston informacioni iduhur, si do të përcakthet vlera, përparësia e aktiviteteve, sa kohë do të duhet për t’i bërë ato dhe si përfundim zgjedhja dhe ekzekutimi?

Rregulli themelor i listës që funksionon

Jo vetëm që nuk do të kryhen këto gabime, por për të pasur një mjet me të vërtetë efikas është e rëndësishme të shtohen përveç datës së përfundimit të detyrës edhe datën e fillimit. Ky informacion ju lejon të përqendroheni në një numër të vogël të aktiviteteve që duhet të përfundojnë.

Ato që duhet të fillojnë sot, jo në të ardhmen. Data e fillimit varet nga disa rrethana. Të kesh informacion të caktuar në dispozicion, për shembull, por edhe sasinë e kohës që duhet për ta përfunduar atë. Kjo gjithashtu do të ndihmojë në vlerësimin e aktivitetit nga pikëpamja e angazhimit të kërkuar për ta përmbushur atë.

Disa lloje listash: zgjidhni recetën tuaj të preferuar

Mund të përdorni një sistem me listë të dyfishtë, e përgjithshmja që lidhet me të përditshmen. Praktikisht, ju duhet të keni një listë të aktiviteteve me 2 datat “kryesore” dhe nga këto të nxirrni ditë për ditë aktivitetet në të cilat duhet të përqendroheni.

Është e rëndësishme të respektoni rregullat dhe të mos t’i bini shkurt. Është e kotë të zhvendosni detyra të reja nga lista e përgjithshme në atë ditore, nëse nuk keni përfunduar ato që tashmë ekzistojnë.

Për të shmangur kryerjen e veprimeve me përparësi të ulët, duke qënë se ato janë më pak të mërzitshme, mund të krijoni listën me rregullin 3 + 2. Tre detyra të mëdha, të cilat kërkojnë disa orë për t’u kryer dhe 2 të vogla, prej 30 minutash ose me pak.

Kufizimi i numrit të aktiviteteve në listën e “aktiviteteve të ditës” zvogëlon ‘punën në progres’ dhe ju detyron të qëndroni të përqendruar. Është një lloj planifikimi që shkon së bashku me Teknikën “Pomodoro”, e cila përfshin punën në periudha kohore prej 25 minutash të pasuara nga 5 pushime në mënyrë që të përfundoni me lehtësi detyrat që kërkojnë orë.

Një lloj tjetër i këtij modeli të njëjtë ofron formulën 1+3+5, ku përzgjedhja bashkon 1 aktivitet të madh, 2 të mesëme dhe 5 të vegjël (gjëra që zgjasin disa minuta, si pagesa e një fature, kërkimi i një furnitori, etj.).

Është i përshtatshëm kur ka shumë mikro-aktivitete në listën “globale” dhe gjithashtu ndihmon në përqendrimin. Mund të zgjidhni vetëm një aktivitet “të madh” për ditën, do të duhet të vlerësoni me kujdes se cilën të zgjidhni.

Një tipologji e veçantë është ajo e listave të projekteve, të cilat lindin nga ndarja në detyra të vogla të projekteve komplekse.

Për shembull, krijimi i një faqe në internet nënkupton përfundimin e një sërë aktivitetesh duke filluar nga zgjedhja e adresës së internetit për përcaktimin e grafikëve, nga studimi i skemës së navigimit deri tek shkrimi i përmbajtjes. Shumica e këtyre aktiveve do të ndahen në aksione më të vogla.

Një tabelë e veçantë, Kanban

Kanban, një fjalë japoneze që do të thotë “etiketë”, është një metodë e organizimit të punës, pjesë e familjes së metodave “Agile” (të shkathëta). Punoni në mënyrë që të tregoni veprimtaritë teksa zhvillohen, duke përdorur një tabelë (dërrasë të zezë) të organizuar në kolona. Kolona e parë përmban aktivitetet për t’u bërë (To do) e dyta ato të filluara (In progress) e treta ato të përfunduara (Done).

Çdo aktivitet përshkruhet shkurtimisht në një postim dhe afishohet në kolonën e parë. Çdo postim do të zhvendoset nga kolona në kolonë bazuar në progresin e aktivitetit. Bordi i Kanban ka avantazhin e madh të vizualizimit të situatës dhe prandaj ju lejon të kuptoni me një vështrim të shpejtë se si po shkojnë aktivitetet, për shembull nëse shumë janë në proces.

Ngjyra e postimit që shënon mund t’ju ndihmojë të renditni përparësitë e gjërave për t’i bërë, ose t’i organizoni ato sipas projektit, duke ndihmuar më tej lexueshmërinë e informacionit.

Sistemi i matricës

Ky organizim i thjeshtë i veprimtarive buron nga matrica e famshme e kuadrantit të Eisenhower. Bazuar në rëndësinë dhe urgjencën, krijohen 4 kuadrantë. Të rëndësishëm dhe urgjent. Të rëndësishëm dhe jo urgjent. Të parëndësishëm dhe urgjent. Të parëndësishëm dhe jo urgjent.

Sigurisht, për gjërat e parëndësishme dhe jo urgjente do të kujdesemi kur nuk keni ndonjë gjë më të mirë për të bërë, por është thelbësore të siguroheni që gjërat e rëndësishme të mos bëhen kurrë urgjente, sepse kjo do të nënkuptojë se i kemi adresuar vonë.

GTD: Metoda Gettings Things Done e David Allen

Metoda bazohet në “nxjerrjen nga koka juaj” të gjitha gjërat që dini që duhet të bëni në momentin që ju vijnë në mendje. Vendosni me kujdes në listat e rregullta.

Veprimtari të tilla si caktimi i një vizite te dentisti, blerja dhuratë për ditëlindjen e një kolegu, plotësimi i raportit për shefin në kohë, të kujtoheni që të mos bëni plane natën që vajza juaj ka një ese për piano, nuk do të bëjnë ” zhurma në sfond “. Kjo do të zvogëlojë ndjenjën e stresit dhe përqendrimin e dobët.

Si të krijoni një listë të përsosur

Këto janë gjërat që duhet të bëni për të pasur një listë të gjërave që mund t’ju ndihmojnë të organizoni në mënyrë të përsosur orarin tuaj:

• Izoloni aktivitetet e së tashmes nga ato të së ardhmes.





• Përcaktoni përse-të; cili është rezultati që dëshironi të merrni nga përfundimi i asaj veprimtarie?





• Copëzoje aktivitetin në detyra më të vogla. Kujtoni thënien: “si hahet një elefant? Kafshatë pas kafshate”!





• Caktoni një datë përfundimi për secilën detyrë. Duhet të jetë realiste, e pamundura gjeneron vetëm zhgënjim.





• Kufizoni numrin e aktiviteteve në zhvillim.





• Kategorizoni aktivitetet sipas projektit ose sipas llojit.





• Pastroni listën e aktiviteteve të panevojshme.





• Dëshirat nuk mund të jenë në listë.





• Vlerësoni secilën veprimtari.





• Bëjeni secilën detyrë emocionale të rëndësishme duke përdorur një folje: “Torta e ditëlindjes së Paolës” është shumë më pak e fuqishme se “Bli tortën e ditëlindjes së Paolës”;





• Shënoni cilat aktivitete duhet të kryejnë njerëzit e tjerë.

Mirëmbajtja e sistemit

Si çdo sistem, lista duhet të mbahet efikase me kalimin e kohës, duke i dhënë asaj kujdesin e nevojshëm. Shumë i dobishëm, rishikimi javor ju lejon të kontrolloni nëse disa përparësi janë ende të vlefshme, nëse do të futen projekte të reja, nëse të tjerët janë të paketuar në mënyrë të saktë në detyra, nëse afatet janë aktuale.

Pasi të keni krijuar sistemin tuaj, të përshtatur me mënyrën tuaj të punës dhe karakterin tuaj, është e rëndësishme të jeni të qëndrueshëm. Të provosh gjëra të reja është gjithmonë e dobishme, por të provoni diçka të re nuk duhet t’ju pengojë ta mbani efikas sistemin që po përdorni.