Time Management

Të dish të menaxhosh kohën është arma sekrete e njerëzve të suksesshëm

Koha është i vetmi burim që kemi. Sado e parëndësishme të duket, ne nuk mund ta kthejmë kohën pasi të ketë kaluar, dhe të mësuarit se si ta përdorim atë në maksimum mund të lehtësojë atë ndjenjë zhgënjimi, që vjen nga vetëdija se “koha nuk fal”. 

Kur një person e njeh vlerën e vërtetë të kohës, ai disi arrin të korrigjojë veten dhe përpiqet të ndryshojë qëndrimin e tij për të menaxhuar më mirë detyrat e tij të përditshme. Në të vërtetë, çdo gjë që bëjmë kërkon kohë. Kur e themi këtë, i referohemi jo vetëm botës sonë të punës, por edhe jetës së përditshme.

Blerja e ushqimeve, pagimi i një fature, ngarje në trafik të rënduar ose të qenit në telefon janë të gjitha aktivitete që kërkojnë kohë. Të jesh i vetëdijshëm se sa kohë duhet për të përfunduar një detyrë të caktuar ose të jesh i vetëdijshëm se sa kohë humbim çdo ditë për gjëra të vogla, është hapi i parë drejt menaxhimit më të mirë të kohës. 

Përdorimi i mirë i kohës sonë sjell me vete avantazhe të konsiderueshme. Pra, është e rëndësishme të flasim për të. Ndër përfitimet e menaxhimit efikas të kohës është ndikimi pozitiv psiko-fizik. Duke ditur që ne i kemi përfunduar të gjitha angazhimet tuaja në kohë, ka një efekt të thellë në mirëqenien tonë. Ne jemi më të lumtur dhe më të kënaqur me veten kur kemi në kontroll kohën tonë.

Anasjelltas, sa zhgënjim gjenerojmë duke zvarritur pafundësisht, thjesht sepse jemi të çorganizuar ose nuk dimë të bëjmë diçka? Çdo gjë që shtyjmë ose nuk bëjmë grumbullohet dhe na ulë humorin, duke çuar në probleme më serioze, si apatia.

Ndërkohë, ndjenja e të pasurit gjithçka nën kontroll është vërtet e fuqishme. Ju ndiheni në paqe dhe harmoni, duke e ditur se keni bërë gjithçka që keni dashur të bëni. Të mësosh të menaxhosh kohën nuk është një arritje e pamundur, as një fitore e lehtë, por është e mundur. Fillon me ndërgjegjësim më të madh dhe vazhdon duke aplikuar teknika të vogla, siç sugjerohet nga Brian Tracy.

Zhvillimi i vetëdijes për konceptin e kohës dhe 4D-të e efektivitetit

Që çdo gjë të ketë një efekt të qëndrueshëm, ne duhet ta shqyrtojmë atë me vetëdije, duke reflektuar kështu në pikën fillestare të saj, duke marrë parasysh pikat e forta, dobësitë dhe çdo aspekt që mund të përmirësohet. Me vetëdije, atëherë është e mundur të kalohet në atë që njihet si 4D-të e efektivitetit, domethënë Dëshira (Desire), Vendosmëria (Decisiveness), Përcaktimi (Determination) dhe Disiplina (Discipline). 

Këto përfaqësojnë një analizë fillestare optimale, sepse 4D-të janë të lidhura me njëra-tjetrën dhe ndikojnë njëra-tjetrën.

• Dëshira është thelbësore, është motori që drejton gjithçka dhe si i tillë është në gjendje të përcaktojë veprimet tuaja. Dëshira për të ndryshuar ose përmirësuar fillon nga dëshira juaj dhe është e rëndësishme të dëgjoni dëshirën tuaj nëse doni të kuptoni se në cilin drejtim duhet të lëvizni. 





• Vendosmëria vjen pas dëshirës, ​​që do të thotë aftësia për të thënë “Unë dua të ndjek këtë qëllim”. Për t’i kthyer zakonet e këqija në të mira, duhet një vullnet shumë i fortë.





• Pastaj është Përcaktimi, ajo kokëfortësi që na mban të patundur në qëllimin tonë pa iu dorëzuar tundimit. 





• Më në fund, ka disiplinë. Pa disiplinë, rezultatet që kemi arritur deri më tani, me përpjekje të mëdha, do të humbasin dhe mbi të gjitha, mungesa e disiplinës na pengon të arrijmë qëllime të reja. Megjithatë, disiplina është diçka që mund të trajnohet dhe tenton të përmirësohet me praktikë.

Kombinimi i dëshirës, ​​vendosmërisë, përcaktimit dhe disiplinës na garanton një drejtim të qartë në të cilin duhet të shkojmë dhe është baza për zhvillimin e një administrimi më të mirë të kohës. Në fund të fundit, kjo është një aftësi sipërmarrëse, dhe si e tillë, mund të mësohet duke ndjekur zakonet e duhura.

Lajmi i mirë është se pasi mësohet, nuk harrohet. Nuk është ndryshe nga të mësuarit të ngasësh një biçikletë. Mund të provoni rrugë të reja, por nuk harroni kurrë se si të pedaloni.

Truke të vogla për të na ndihmuar të humbim më pak kohë (dhe të bëjmë gjithçka më shpejt)

Një nga problemet më të vështira për t’u kapërcyer nëse duam të jemi efikas është tendenca për të humbur kohë. Shqetësimet janë kudo dhe janë një armik i vërtetë i kohës operative.

Një strategji efektive për të luftuar humbjen e kohës është planifikimi. Planifikimi do të thotë të shpenzosh rreth 30 minuta në ditë për të përcaktuar qëllimet dhe aktivitetet e ditës. Duhet të mendoni për këtë, sepse mund të veproni vetëm kur e dini saktësisht se çfarë doni të bëni me kohën tuaj. 

Për më tepër, të menduarit për sa i përket objektivave, projekteve dhe progresit ju lejon të kaloni vazhdimisht midis së djeshmes dhe së nesërmes dhe do t’ju ndihmojë të planifikoni të ardhmen në bazë të përvojës së mëparshme. Kjo është gjithashtu një mënyrë për të qëndruar i fokusuar në atë që duhet bërë. 

Planifikimi është një lloj busulle për ta mbajtur gjithmonë pranë. Planifikimi i mirë përfshin hartimin e listave, që do të thotë të shkruani çdo hap të ditës në një copë letër. Të shkruarit është mënyra e vetme për të arritur atë qartësi mendore që përkthehet në veprim. Të veprosh pa planifikuar është e barabartë me dështimin, sepse vepron pa drejtim. Akti i të shkruarit ju lejon gjithashtu të vendosni prioritete. Ndonjëherë rendi në të cilin duhet të fillojmë aktivitetet mund të mos jetë menjëherë i qartë dhe ne duhet të mendojmë për këtë. Shkrimi ka një efekt edhe në mendje, për rrjedhojë ndikon në vendosmërinë tonë.

Ndryshe nga besimi popullor, planifikimi kursen kohë sepse na ndihmon ta përdorim më mirë atë.

Edhe nëse akti i planifikimit kërkon kohë, ai është një lloj analize që zvogëlon gjasat për të bërë gabime, dhe për këtë arsye është një teknikë që rezulton e suksesshme në planin afatgjatë.

Lista e shkruar më pas mund të bëhet një listë kontrolli, e cila është, natyrisht, një listë e gjërave për të bërë dhe përdoret për të kontrolluar ecurinë e përgjithshme të detyrave që kemi zgjedhur të kryejmë.

Një metodë e dobishme për të na ndihmuar të vendosim se cilat detyra duhet të bëjmë për të arritur një qëllim është sistemi TRVP (Teknika e Rishikimit të Vlerësimit të Programit), e cila është një paraqitje grafike e të gjithë procesit. 

Gjëja interesante në lidhje me këtë metodë planifikimi është se duhet të filloni nga rezultati përfundimtar që keni ndërmend të ndiqni, dhe më pas të shkoni prapa dhe të identifikoni të gjithë hapat e nevojshëm për ta arritur atë. Nga qëllimi përfundimtar, shtegu më pas rindërtohet derisa të gjeni pikën e fillimit.

Fillimi pa e ditur qëllimin përfundimtar është i pafalshëm, dhe fillimi pa e pasur këtë qëllim në mendje është një tjetër gabim serioz. Çdo gjë që ne themi, mendojmë – ose më keq, hipotezojmë – lihet të lëvizë në sferën e mundësisë së paqartë. Në vend të kësaj, objektivat tona duhet të jenë gjithmonë të qarta dhe të matshme. Diçka është shumë më e arritshme kur është e matshme.

Zakonet e shëndetshme për t’i zbatuar në jetën tonë sa më shpejt të jetë e mundur: Lista e detyrave dhe rregullimi i prioriteteve tona

Një tjetër mjet i fuqishëm i planifikimit është Lista e detyrave (To Do List). Çdo sipërmarrës i mirë ka listën e tij të detyrave, ku shënon gjithçka që duhet të bëjë, nga telefonata, te letra që duhet të shkruajë. Do të ishte e pamundur të kujtonim gjithçka. 

Brian Tracy thotë se ka kuptim që të konsultohemi me Listën e detyrave në mbrëmje, në mënyrë që të jemi plotësisht të përgatitur kur zgjohemi në mëngjes. Gjatë natës truri ynë tenton të ripërpunojë gjërat e fundit që ne kemi menduar në mbrëmje, kështu që bërja e listës sonë para se të flemë na jep përparësi ditën tjetër. Nëse do të largoheshim duke parë listën deri në mëngjesin e ardhshëm, trurit tonë do t’i duhej më shumë kohë që të ‘zgjohej’.

Sekreti i madh i një liste efektive, është se ajo na ndihmon të rregullojmë prioritetet tona.

Pasi të jetë hartuar lista, ne duhet të caktojmë një shkronjë nga A-E për secilën detyrë. Secilës detyrë i caktohet një letër sipas përgjigjes së pyetjes: “çfarë do të ndodhte nëse nuk do ta bëja këtë tani, sot?” 

• Pranë shkronjës A mund të shkruani detyrat që janë absolutisht të nevojshme (nëse nuk i bëni, ka telashe).





• Në fushën B shkruani se çfarë duhet të bëni vërtet. 





• Në fushën C ju vendosni atë që do të ishte mirë të bënit, por nuk ka asnjë ndryshim nëse i bëni ato apo jo. Gjërat që hyjnë në këtë kategori mund të jenë gjëra të tilla si të pini një kafe me kolegët. 





• Në D, ju vendosni gjithçka që mund t’u delegohet të tjerëve.





• Në E, vendosni gjëra të kota që mund t’i lejoni vetes t’i harrojë.

Përpilimi i një liste në këtë mënyrë është shumë i dobishëm. Shkrimi ndihmon për të kujtuar, për të ndaluar gjërat që rrotullohen në mendje, si dhe na ndihmon të nxjerrim në pah atë që është e panevojshme. Çdo gjë që hyn në grupin E as nuk hyn në listë dhe ne e klasifikojmë atë si humbje kohe. Sistemi ABCDE është një mjet i fuqishëm për t’i dhënë vlerë kohës, ai gjithashtu garanton që ne të bëjmë përparim në rendin e duhur, sepse ne mund të kalojmë në detyrën tjetër vetëm pasi të kemi shënuar aktivitetet e mëparshme në listën tonë.

Një ushtrim tjetër i dobishëm është ndarja e listës në 4 fusha sipas urgjencës ose rëndësisë. Janë dy koncepte të ngjashme, por krejt të ndryshme. Kur diçka është urgjente, duhet ta bëjmë tani, nuk mund të shtyhet, ndërsa gjërat që janë të rëndësishme duhet të bëhen, por mund t’i lejojmë vetes një kornizë kohore më të gjatë për t’i bërë ato. 

4 kuadratet janë: 

• Urgjente dhe të rëndësishme, që duhen bërë tani dhe menjëherë, dhe kjo njihet si kuadranti i menjëhershëm. 





• E rëndësishme por jo urgjente, që duhet bërë më vonë (pa zvarritur shumë). 





• Urgjente por jo e rëndësishme, ky kuadrat është disi zhgënjyes sepse veprimet e renditura këtu janë kryesisht të padobishme për sa i përket punës sonë, por do të ishin të këndshme, për shembull, të bisedonim me një koleg, apo edhe të bëni gjëra të pavlera vetëm për të mbushur kohën. 





• Së fundi, ekziston kuadrati i parëndësishëm dhe jo urgjent, dhe ky është kuadrati që përmban detyrat që janë humbje e kohës sonë. 

Edhe ky është një ushtrim interesant. Ndihmon për të qartësuar në mendjen e një personi rendin në të cilin duhet të kryejnë detyrat e tyre.

Shndërrimi i veprimeve të përsëritura në zakone pozitive

Shndërrimi i veprimeve pozitive në zakon e bën jetën tonë shumë më të lehtë. Në fakt, një nga problemet e mëdha që ne njerëzit priremi të luftojmë është zvarritja, shtyrja e përsëritur për nesër atë që duhet bërë sot. Për fat të keq, shtyrja vetëm krijon zhgënjimi, në realizimin se nuk kishim bërë atë që kishim planifikuar të bënim, në një periudhë kohore të paracaktuar.

Përpjekja për të krijuar zakone të mira vjen nga një dëshirë e shëndetshme e cila mund të transformojë një mendim të thjeshtë në një zakon të shëndetshëm dhe të virtytshëm. Nuk është gjithmonë e lehtë për të kapërcyer dembelizmin dhe për ta bërë këtë mund të kërkojë që ne t’i themi vetes, shumë herë, “bëjeni tani”, sepse vetë-inkurajimi mund të jetë shumë i dobishëm kur bëhet fjalë për t’i bërë gjërat. 

Ndihma për të frenuar zvarritjen është të filloni fillimisht me detyrën më të vështirë, në mënyrë që ta përfundoni sa më shpejt që të jetë e mundur, dhe më pas t’i kushtoni kohën e mbetur detyrave më të thjeshta.

Duke qenë krijuesi i fatit tonë dhe duke jetuar një jetë të ekuilibruar

Në fund, qëllimi i një personi duhet të jetë të jetojë një jetë të ekuilibruar. Në fund të fundit, të mësuarit për të menaxhuar kohën në mënyrë efektive përmirëson vërtet cilësinë e jetës sonë, sepse largon zhgënjimin tonë që gjithmonë duhet të ndjekim kohën dhe na bën të ndihemi pozitivë sepse ndihemi sikur kemi kontrollin e detyrave që duhet të bëjmë. 

Fillimi i përdorimit të këtyre ushtrimeve të vogla dhe të thjeshta për të ndihmuar në organizimin e jetës suaj mund të bëjë vërtet një ndryshim. Ndonjëherë kjo nënkupton edhe rivlerësimin e disa prej marrëdhënieve tuaja personale dhe profesionale. Për shembull, nëse ka gjithmonë shumë zhurmë në zyrë, mund të mendoni të mbërrini herët në mëngjes, në mënyrë që të mund të kryeni dy orë punë të vazhdueshme pa shpërqendrime. Në mënyrë të ngjashme, mund të dëshironi të vendosni një shenjë “Mos shqetëso” në derë gjatë pushimit të drekës, në mënyrë që ta përdorni atë kohë për t’i kryer gjërat pa u ndërprerë.

Në fakt, ndarja e kohës në blloqe prej një ore është një rregull i artë që mund të maksimizojë rezultatet në një kohë të shkurtër. Krijimi i hapësirave prej 60 deri në 90 minuta pa shpërqendrime, duke përfshirë emailet dhe telefonat celularë mund të jetë i frytshëm. Kjo metodë na detyron të përqendrohemi, sepse koha jonë është e kufizuar.

Një gjë që duhet mbajtur parasysh kur përpiloni ‘listën e detyrave’ është të ndani detyrat midis kreative dhe administrative. Duke qenë se janë aktivitete krejtësisht të ndryshme, mbajtja e tyre të ndara shërben për të mbajtur trurin të fokusuar në të njëjtin lloj aktiviteti.

Brian Tracy gjithashtu insiston në rëndësinë e të mësuarit të vazhdueshëm. Leximi është i mirë, përderisa lexoni materiale të dobishme që kanë të bëjnë me profesionin tuaj ose një fushë të jetës tuaj që po përpiqeni ta përmirësoni. Mësimi i teknikave të leximit të shpejtë mund të jetë gjithashtu shumë i dobishëm për te kursyer kohe.

Mjedisi në të cilin punoni është gjithashtu thelbësor për menaxhimin tuaj të kohës, sepse ai përbën kuadrin brenda të cilit shprehet potenciali i një personi. Thonë se gjenitë shpesh janë të çrregullt, ndërsa në fakt e kundërta. Një ambient i organizuar mirë stimulon mendimin sepse na ndihmon të mbajmë mendjen të organizuar. Për më tepër, organizimi i mirë rrit produktivitetin. Për shembull, mbajtja e skedarëve tuaj në rregull mund t’ju ndihmojë të gjeni diçka që ju nevojitet në një moment.