Getting Things Done

Përvojë tridhjetë vjeçare e mbledhur në një udhëzues

Ajo që vijon është rezultati i mbi tre dekadave të përparimeve në produktivitetin personal dhe të biznesit, i kthyer në një udhëzues për maksimizimin e rendimentit dhe minimizimin e energjisë së shpenzuar.

Metoda bazohet në tre aktivitete kryesore:

• Përqendrohuni te gjithçka që duhet të bëni dhe organizojini ato në një sistem logjik dhe të besueshëm jashtë mendjes tuaj





• Detyrojeni veten të bëni zgjedhje, në mënyrë që të keni gjithnjë një inventar të azhornuar të veprimeve të mëpasshme që do të ndërmerren ose të shtyhen në një moment më të përshtatshëm





• Kujdesuni dhe koordinoni të gjithë elementët e sistemit, duke vendosur shkallët e ndryshme të angazhimit që, nga momenti në moment, do të duhet të ndërmerrni ndaj vetes dhe të tjerëve.

Me mijëvjeçarin e ri është materializuar një paradoks. Cilësia e jetës është përmirësuar, por në të njëjtën kohë njerëzit janë më të stresuar, sepse marrin më shumë detyra sesa mund të menaxhojnë me burimet që kanë në dispozicion.

Për më tepër, vetë puna nuk ka më kufij të përcaktuar. Ndërsa në të kaluarën ishte e qartë kur kryhej një detyrë, si psh.: lërimi i arave, ndërtimi i një makinerie, sot kufijtë janë të paqartë për punë të caktuara.

Informacioni që mund, për shembull, të përmirësojë një kërkim ose të pasurojë një faqe në blog, mund të vazhdojë të mbërrijë me kalimin e kohës, duke kërkuar azhurnime të vazhdueshme.

Sikur të mos mjaftonte, teknologjitë e reja të komunikimit kanë prishur kufijtë e përcaktuar midis angazhimeve tona profesionale dhe jetës sonë private. Të jesh “gjithmonë i lidhur” për shumë persona përkthehet në “të jesh gjithmonë në punë”.

Nga metoda e përmbledhjes deri te të pasurit “një mendje si uji”

Shumicës prej nesh në shtatëdhjetë e dy orët e fundit i kanë ardhur një sasi inputesh që synojnë prodhimin e ndryshimeve, krijimin e projekteve ose ndryshimin e përparësive, shumë më të mëdha sesa ato që merrnin prindërit tanë në një muaj.

Nuk është çudi që sistemet tradicionale të menaxhimit të kohës dhe organizimit personal, bazuar në kalendar, në krijimin e kodeve prioritare dhe listave ditore, nuk janë më të mjaftueshme. Aftësia për të qëndruar i relaksuar dhe i përqendruar, duke ruajtur kontrollin e situatës, kërkon modele të reja të të menduarit dhe organizimit të punës.

Përqendrimi në qëllimet dhe vlerat që konsiderohen të një rëndësie parësore është sigurisht një ushtrim i dobishëm. Ai siguron kriteret e nevojshme për të bërë zgjedhje – madje edhe të vështira – midis një morie alternativash për të zgjedhur se çfarë duhet të ndalojë dhe çfarë, vërtetë, meriton vëmendjen tonë.

Fatkeqësisht, metoda e përparësisë nuk duket se funksionon, për shkak të dy faktorëve:

• Shumë angazhime të përditshme nuk ju lejojnë të përqendroheni në objektiva të gjera





• Sistemet joefektive të organizimit personal krijojnë një rezistencë të fortë të pavetëdijshme

Në karate ekziston një shprehje që përdoret për të përcaktuar gjendjen e gatishmërisë së përsosur: “të kesh mendjen si uji”.

Imagjinoni sikur hidhni një guralecë në një pellg, si reagon uji? Në një mënyrë plotësisht të përshtatshme për forcën dhe masën e objektit që e godet atë, më pas kthehet në qetësi. Uji nuk reagon as shumë, as shumë pak. Fuqia e një goditjeje karateje vjen nga shpejtësia, jo nga muskujt, sekreti qëndron i gjithi në një dridhje në fund të qerpikut.

Shumë i kushtojnë shumë – ose shumë pak – vëmendje gjërave, nuk veprojnë me “një mendje si uji”, të gatshëm për të reaguar saktësisht sipas nevojës dhe të aftë të kthehen shpejt në një gjendje qetësie.

Çfarë do të thotë t’i bësh gjërat vërtetë

Për të mbijetuar në këto kohë të ngarkuara, duhet të mësojmë të “bëjmë vërtetë” në mënyrë që të heqim vëmendjen dhe të lehtësojmë presionin. Shpesh, jemi të mbingarkuar me angazhime që nuk i menaxhojmë si duhet, për të cilat jemi jashtëzakonisht të vetëdijshëm. 

Vuajmë nga një shqetësim i vazhdueshëm për gjërat që e dimë se duhet t’i bëjmë: kaq shumë “Do të duhej që”, “Do të mundja të”, “Do të doja”, në mendjen tonë, të gatshëm për të na mbajtur nën presion 24 orë në ditë.

Janë pikërisht këto “angazhime të brendshme”, këto gjëra të lëna pezull, që gjenerojnë shumicën e zhgënjimit dhe stresit. Ai është më i fortë se ne. Kërkimet e fundit kanë treguar se është shumë e vështirë të mos mësosh përmendësh dhe të mos kthehesh vazhdimisht dhe të mendosh për çështjet që e lëna të papërfunduara.

Fatkeqësisht, ky mekanizëm nuk na ndihmon t’i zgjidhim ato, por përkundrazi na shpërqendron nga gjithçka tjetër për të cilën duam ose kemi nevojë të kujdesemi, duke ulur aftësinë tonë për veprim.

Arti i bërjes së gjërave bazohet në dy hapa themelorë: përcaktimi i asaj që do të thotë “e bërë”, domethënë përcaktimi i qëllimit dhe sqarimi i domethënies së “të bërit”, domethënë përcaktimi i veprimeve për të ndërmarrë.

Për të menaxhuar në mënyrë efektive morinë e angazhimeve që keni bërë ose që ju janë imponuar, duhet së pari të “identifikoni dhe zbuloni”, d.m.th., të shkruani çdo çështje që kërkon vëmendjen tuaj, të sqaroni se çfarë do të thotë saktësisht për ju dhe më pas të vendosni mënyrën më të përshtatshme për të vepruar për ta zgjidhur atë. Le të shohim metodën hap pas hapi.

Metoda e Planifikimit horizontal

Ky lloj organizimi i aktiviteteve bazohet në vëmendjen “horizontale”, do t’ju shërbejë në pjesën më të madhe të situatave dhe do t’ia arrini duke ndërmarrë 5 hapa:

1. Identifikoni të gjitha gjërat që kërkojnë vëmendjen tuaj





2. Sqaroni rëndësinë dhe kuptoni se çfarë të bëni me të





3. Organizoni rezultatet





4. Reflektoni mbi të gjitha opsionet e mundshme





5. Veproni

Filloni duke pyetur veten: “Kur kam nevojë të mendoj për këtë gjë dhe në çfarë forme, në mënyrë që të mos mendoj më për të?”,

Mos harroni të ndërtoni një sistem në mënyrë që të jetë funksional, jo thjesht për ta pasur. Sa më shumë plotëson nevojat tuaja, mënyrën tuaj të të qenurit, aq më lehtë do ta keni ta bëni atë pjesë të mënyrës suaj të jetesës dhe punës.

Mjetet që ju duhen për të “zbuluar” janë disa kontejnerë ku mund të grumbulloni gjërat që ju vijnë në mendje dhe informacioet që ju vijnë nga jashtë. Mund të zgjidhni të përdorni kontejnerë fizikë, të përdorni letër ose audio, email ose mesazhe me tekst.

Gjëja thelbësore është që të gjitha çështjet e pazgjidhura të jenë të vendosura në një “enë” jashtë mendjes tuaj. Ju duhet të siguroheni që të mos dëgjoni më zërin e brendshëm që ju kujton të bëni një telefonatë të caktuar ose të paguani një buletin ose të kryeni një punë.

Të gjitha këto aktivitete do të depozitohen në mënyrë korrekte dhe do të vendosen në kontejner. Paralajmërim: është e rëndësishme të keni sa më pak kontejnerë për elementët hyrës dhe ato duhet të zbrazen rregullisht.

Kur zbrazni kontejnerin “hyrës”, duhet të ekzaminoni elementët një e nga një dhe të zgjidhni midis tre veprimeve të mundshme:

• Për plehra: është informacion, një shënim, i cili nuk është më i nevojshëm





• Për t’u ruajtur: nuk ka nevojë të ndërmerren veprime për momentin, por mbase do të duhet të kujdesemi për të në të ardhmen





• Për arkivim: elementi është informacion potencialisht i dobishëm.

Tani kaloni në organizim. Keni nevojë për një kalendar të thjeshtuar, i cili kurrë nuk përmban lista të detyrave ditore, por vetëm veprime specifike që duhen bërë në kohë të caktuara. Për shembull, mund të shënoni një telefonatë me një mik në këtë kalendar për të pyetur se si po ecën ose ta inkurajoni përpara një kohe të vështirë, si psh. një provim.

Hapi tjetër është të reflektoni. Merrni parasysh pamjen e përgjithshme të jetës suaj profesionale dhe personale, zgjeroni perspektivën sa më shumë që të jetë e mundur dhe vlerësoni rezultatet e veprimeve individuale që keni ndërmend të bëni. A ju drejtojnë në drejtimin e duhur? A janë ato në përputhje me qëllimet dhe vlerat tuaja?

Ky reflektim mund të bëhet në intervale krejtësisht subjektive, por ekziston një që duhet të kryhet rregullisht dhe saktësisht, është rishikimi javor.

Ai përfshin rishikimin e të gjithë sistemit, pastrimin e kontejnerit “hyrës”, ripërcaktimin e listave, shtimin e informacionit kur është e mundur, azhurnimin e kalendarit të thjeshtuar. Në fillim do t’ju duhet të përpiqeni të gjeni 2 orët e nevojshme, më pas përparësia do të jetë aq e dukshme sa do të bëhet një nevojë reale.

Veproni në mënyrë efektive: modeli i 4 kritereve

Si përfundim, ju duhet të veproni, duke kujtuar se gjërat për t’u bërë do të jenë gjithmonë më shumë seç mund të bëni dhe se ju mund t’i bëni gjërat vetëm një e nga një. Përzgjedhja e veprimeve që do të kryhen duhet të bëhet duke përdorur modelin e katër kritereve: konteksti, koha, energjia, përparësia.

Konteksti

Pyetja e parë që duhet t’i bëni vetes është kjo: “Çfarë mund të bëj tani, në vendin ku jam dhe me mjetet që kam në dispozicion?” Për shembull, a mund ta përdorni telefonin? A është personi me të cilin duhet të diskutoni ballë për ballë atje me ju? A jeni në një dyqan ku mund të blini diçka që ju nevojitet?

Duhet të shfrytëzojmë mundësinë për të qenë në vendin e duhur në kohën e duhur, duke shmangur nisjen e bërjes së diçkaje nëse nuk ekzistojnë kërkesat e nevojshme të kontekstit për ta “bërë vërtetë”.

Koha

Nëse parashikoni vetëm aktivitete të ngarkuara ose të rëndësishme në listën tuaj, vështirë se do të jeni në gjendje të përfitoni nga “ato dhjetë minuta boshllëk” për të rregulluar diçka më pak komplekse. Prandaj është e rëndësishme të keni kategori të tilla si “Truri në qetësi”, të cilat mbledhin ato aktivitete të vogla të thjeshta që nuk kërkojnë përpjekje mendore, ose “Më pak se pesë minuta” që ju lejojnë të anuloni detyra të vogla me avantazhin e marrjes së fitoreve të vogla.

Energjia

Në fund të një dite të lodhshme, një diskutimi mbi buxhetin, një transferte të ngarkuar, nuk do të jeni në kushtet ideale për të shkuar dhe për të folur për rritje me shefin tuaj ose për të thirrur një klient të ri të mundshëm, apo edhe për të trajtuar një temë të ndjeshme me bashkëshortin tuaj. Përkundrazi, përqendrohuni në gjëra të thjeshta, të cilat mund të bëhen me minimumin e përpjekjes, të tilla si çuarja e makinës për ta larë ose rregullimi i tryezës.

Prioriteti

Mjafton t’i përgjigjeni kësaj pyetjeje në mënyrë efektive: “nga të gjitha alternativat e mundshme, cila është gjëja më e rëndësishme për t’u bërë në këtë moment?”. Nëse i keni ndjekur me kujdes të gjithë hapat e mëparshëm, përgjigjja do të vijë vetvetiu.

Ndonjëherë planifikimi duhet të jetë vertikal

Mund të ndodhë që të keni nevojë të aplikoni një metodë tjetër kur nevojitet më shumë rreptësi dhe vëmendje sepse duhet të mbani nën kontroll një projekt specifik ose duhet të gjeni zgjidhjen e një problemi serioz, apo edhe thjrshtë kur duhet të verifikoni që veprimet e nevojshme në një situatë të veçantë janë identifikuar saktë. Në këto raste vëmendja vertikale hyn në lojë. Nëse metoda me pesë hapa (identifikimi, sqarimi, organizimi, reflektimi dhe veprimi) është mjeti që ju lejon të fitoni stabilitet, planifikimi natyror, i cili lind nga vëmendja vertikale, është në gjendje të sigurojë kontroll në kohë mbi aspektet specifike.

Planifikimi natyror çon në ndërmarrjen e të njëjtave hapa që bën truri për të kryer detyra në rrafshin fizik, përkatësisht: përcaktimin e qëllimit dhe parimeve, vizualizimin e qëllimit, kërkimin e zgjidhjeve të mundshme, organizimin, vendosjen e veprimeve të mëvonshme.

Përcaktoni qëllimin 

Ju shtyn të filloni nga përse. Përveç përcaktimit të rezultatit, kjo çon në vendosjen e kritereve të vendimit, vendosjen e burimeve në rregull, përqendrimin dhe nxjerrjen e një rritjeje në opsionet e mundshme.

Parimet

Përcaktimi i tyre është i thjeshtë, thjesht plotësoni këtë fjali: “Unë do t’u jepja të tjerëve dorë të lirë për këtë, për aq kohë sa…” Me kusht që? Për sa kohë janë brenda buxhetit? I bëjnë klientët të lumtur? Përmirësojnë cilësinë e jetës së punonjësve.

Imagjino vijën e finishit

Pasja në mendje një imazhi të qartë se si do të jetë suksesi, duke prodhuar një imazh aktual të rezultatit përfundimtar. Si do të jetë ky projekt kur të realizohet?

Eksploroni zgjidhjet e mundshme

Pasi të keni përcaktuar atë që dëshironi që të ndodhë dhe pse, mungon mënyra. Nëse keni një imazh të qartë mendor të përfundimit, mendja juaj do të përpiqet të kapërcejë automatikisht hendekun me realitetin që po përjetoni. Idetë do të dalin njëra pas tjetrës, të mëdha, të vogla, të mira, jo aq të mira, është koha t’i kaloni ato.

Organizoni

Planifikoni projektin në mënyrë që të identifikoni të gjitha piketat e vogla dhe planifikojini në afatin kohor.

Veprimet e mëvonshme

Faza e fundit e planifikimit ka të bëjë me burimet: çfarë duhet bërë, për kë kemi nevojë që të nisë aktivitetet?

Siç mund ta shihni, nuk ka asgjë veçanërisht të komplikuar, është mbi të gjitha çështja e reflektimit para veprimit dhe organizimit të veprimit në një mënyrë precize.

Në thelb ekzistojnë dy probleme: të dish se çfarë dëshiron, por jo si ta marrësh atë dhe të mos dish çfarë dëshiron. Kjo metodë siguron një armë për të zgjidhur të dyja, sepse ndihmon në përqendrimin e fokusit dhe përkthimin e tyre në realite